О проектах и их размещении на Ярмарке проектов и SmartPro

Как организована проектная деятельность в НИУ ВШЭ:

В чем состоит суть проектной работы?

Проект – это самостоятельная организованная деятельность студентов под кураторством руководителя, направленная на поиск решения практической или теоретически значимой проблемы.

Ключевые признаки проекта:

• результат оформляется в виде конечного продукта, который можно увидеть, осмыслить, применить в практической деятельности;
• имеет четко поставленные задачи, критерии достижения результата (заданные характеристики получаемого продукта), ограниченные сроки выполнения;
• основные способы достижения – разработка, отбор и реализация проектных решений (управление проектами);
• направлен на приобретение, закрепление и развитие практических знаний или умений, необходимых в будущей профессиональной деятельности студентов, а также опыта самоорганизации.

Кто может быть инициатором (руководителем) проекта?

Инициатор проекта – тот, кто формирует заявку-предложение на проект, формулируя цели и условия участия в проекте. Он может являться работником или студентом Университета или не быть им. В случае, если инициатор проекта – внешнее по отношению к Университету лицо, ему необходимо найти сотрудника или подразделение Университета, которое заинтересовано в результатах проекта и поможет назначить руководителя проекта от НИУ ВШЭ.

Руководитель проекта – тот, кто несет ответственность за организацию и реализацию проекта.

В обязанности руководителя проекта входит:

• разработка или уточнение заявки-предложения на проект;
• отбор кандидатов для участия в проекте;
• разработка заданий на выполнение работ по проекту каждому участнику (шаблон задания - приложение 6 к Положению о практической подготовке); 
• распределение обязанностей и помощь в организации и реализации проекта участникам;
• оценка работы участников (включая оценку их отчетов по проекту по заранее определенным критериям);
• оформление отчетной документации по проекту: оценочных листов участников (приложение 12 к Положению о практической подготовке), итогового отчета по проекту (если требуется) и пр.

Инициатор, заказчик и руководитель проекта могут быть разными лицами или одним и тем же лицом.

В случае если проект инициируется в рамках административного подразделения Университета, то его инициатором должен выступать руководитель этого подразделения; при этом не допускается, чтобы содержание проектной деятельности совпало с должностными обязанностями работников данного подразделения.  
 

Как определить тип проекта?

С точки зрения целей и результатов различаются следующие типы проектов:

• Исследовательский – проект, основной целью которого является проведение исследования. В качестве результата предполагается получение статьи, публикации, отчета, аналитического обзора или записки, заявки на научный грант, методического пособия и иного научного продукта; 
• Прикладной – проект, основной целью которого является решение прикладной, либо коммерческой задачи. Результатом такого проекта может быть разработанное и обоснованное проектное решение, бизнес-план или бизнес-кейс, изготовленный по заказу продукт.
• Сервисный – проект, направленный на решение служебных задач или для обеспечения текущей работы Университета. Результатом такого проекта является вклад участника проекта в организацию какого-либо мероприятия (например, конференции, олимпиады, экскурсии, дня открытых дверей, приемной кампании) или в реализацию организационных процессов (например, организацию обратной связи преподавателя и студентов, техническую подготовку каких-либо материалов, организационную помощь в процессе проведения занятий, систематизации баз данных). Сервисные проекты, как правило, не имеют специальных предметных требований к участникам и направлены на развитие так называемых "мягких навыков". 

Как подать проектную заявку?

Предложение проектов формируется в виде заявок-предложений, содержащих необходимую для выбора студентами информацию об участии в проекте:
1) для прикладных и исследовательских проектов - на "Ярмарке Элементов практической подготовки" (далее - SmartPro). 
Права доступа для внесения заявок-предложений есть у всех студентов и сотрудников Университета через Единый личный кабинет (ЕЛК) сотрудника lk.hse.ru (путь: Сервисы - SmartPro и Ярмарка проектов - SmartPro).
Инструкция по добавлению проекта на SmartPro для студентов  (PDF, 1.72 Мб) 
Инструкция по подаче заявки студентом на проект через SmartPro  (PDF, 0.66 Мб) 
Посмотреть и скачать видеоинструкцию по добавлению проекта и подаче заявки студентом на проект через SmartPro можно здесь.

Инструкция по добавлению проекта на SmartPro для сотрудников НИУ ВШЭ  (PDF, 1.92 Мб) 
Посмотреть и скачать видеоинструкцию по добавлению проекта сотрудником НИУ ВШЭ через SmartPro можно здесь.

Информация заносится только в электронную форму. 

2) для сервисных проектов - на «Ярмарке проектов»
Права доступа для внесения заявок-предложений есть у всех сотрудников Университета через Единый личный кабинет (ЕЛК) сотрудника lkt.hse.ru (путь: Сервисы -  SmartPro и Ярмарка проектов - Ярмарка проектов).
Инструкция по добавлению проекта на Ярмарку проектов (PDF, 1.10 Мб) 

Посмотреть и скачать видеоинструкцию по подаче заявки на Ярмарку можно здесь.

Информация заносится как в электронную форму, так и в отдельно прикрепляемый к заявке файл заявки-предложения (см. шаблон ниже). 

Форма заявки-предложения на проект (DOCX, 24 Кб) 

Template form for the project HSE (DOCX, 23 Кб) 

Инициатор проекта обязан оформить заявку-предложение по правилам, установленным Университетом, в частности:

• описать заказ на проектное решение, указав востребованность результатов проекта;
• описать планируемые результаты (проектные с точки зрения получения итогового продукта и образовательные - с точки зрения приобретаемых и развиваемых компетенций);
• понятно и однозначно описать суть работы, выполняемой участниками проекта;
• указать сроки и условия реализации проекта, а также при необходимости - специальные требования к участникам;
• предложить форму представления итогового результата/продукта;
• указать способ и методы оценки результатов проекта и работы участников проекта (в том числе оценку сформированности заявленных компетенций), для групповых проектов - с учетом индивидуального вклада каждого участника.

Как происходит согласование заявки на проект?

В SmartPro (прикладные и исследовательские проекты):
После заполнения заявки на проект в личном кабинете сотрудника или студента, необходимо нажать кнопку "Отправить на согласование" и заявка из статуса "Доработка руководителем" перейдет в статус "Рассмотрение ПМФ". 
После этого заявка последовательно попадает на согласование к проектным менеджерам выбранных факультетов (далее ПМФ), администраторам SmartPro и академическим руководителям программ (далее - АР), указанных в заявке. 
На согласование исследовательских и прикладных проектов отводится:
- ПМФ - 3 рабочих дня;
- Администраторы SmartPro - не ограничено. Данный этап может быть пропущен, если выбран только один факультет для согласовния и на нем назначен ПМФ;
- АР - 4 рабочих дня,
в течение которых ПМФ и АР проверяют заявку на востребованность проекта для студентов их образовательных программ, а Администраторы SmartPro - на корректность заполнения самой заявки.

После прохождения всех этапов согласования проект переходит в статус "Принятие решения руководителем".
Далее руководитель проекта может:
1) принять решение "Опубликовать проект на Ярмарке" и начать отбор студентов на проект. Проект становится доступным для записи студентам.
2) принять решение о доработке проекта и отправке его на новый круг согласования.

После публикации проекта на SmartPro у руководителя проекта есть возможность изменить даты работы над проектом и/или срок приема заявок на проект нажатием кнопки "Изменить даты реализации" уже внутри самого проекта.

Внимание! Изменения дат реализации происходит без отправки на новый круг согласования.
Проверка ЭПП проектным менеджером факультета и сотрудником ДООП  (PDF, 0.33 Мб) 
Согласование ЭПП Академическим руководителем  (PDF, 0.30 Мб) 
Ознакомление руководителя ЭПП с результатами согласования ЭПП  (PDF, 0.71 Мб) 
Изменение дат проведения ЭПП (PDF, 0.20 Мб) 

На "Ярмарке проектов" (сервисные проекты):

После заполнения заявки на проект в личном кабинете сотрудника и прикрепления файла с заявкой-предложением, необходимо изменить статус заявки с «Черновик» на «Рассмотрение ДООП». После этого заявка активируется администратором и становится доступной для записи студентам.

Какая преподавательская нагрузка положена за руководство проектом?

Расчет преподавательской нагрузки в 2023-2024 учебном году производится по правилам факультета, на котором трудоустроен преподаватель. За консультацией можно обратиться к менеджеру вашего структурного подразделения.
 

Как рассчитать количество кредитов (за проект в целом и на одного студента)?

Есть два универсальных способа.

1. Если руководитель проекта отталкивается от объема работы по проекту, то ему необходимо оценить, сколько всего часов потребуется на реализацию проекта.

К примеру, чтобы реализовать прикладной проект в течение учебного года, в среднем понадобится 1000 часов.

Часы очень легко преобразуются в кредиты. 1 кредит = 25 астрономическим часам (или 38 академическим, но в данном случае используется астрономический подсчет).

Таким образом, 1000 / 25 = 40 кредитов в сумме будет весить запланированный проект.

Распределение 40 кредитов между студентами преподаватель осуществляет на свое усмотрение в зависимости от потребностей и стоящих задач. Например, в случае выполнения типовых задач всеми участниками, он может привлечь к выполнению проекта 8 студентов, каждому распределив максимум 5 кредитов за проект при 100% выполнении задач, указанных в задании студента на выполнение работ по проекту (шаблон задания: приложение 6 к Положению о практической подготовке).

Также преподаватель может распределить кредиты неравномерно, если каждая вакансия предполагает уникальный вклад в проект. К примеру, 2 студента в максимальном значении получат по 6 кредитов, 10 студентов - по 2 кредита, а 1 студент - 8 кредитов, итого те же 40 кредитов. Все зависит от описанных в заявке-предложении задач и вакансий, требующихся по проекту (шаблон заявки-предложения - приложение 1 к Положению о практической подготовке). В самой проектной заявке при этом необходимо указать максимальное количество кредитов на 1 студента. В нашем примере это 8 кредитов.

2. Еще один способ посчитать кредитную нагрузку по проекту подходит, если заранее известно количество участников и срок их участия в проекте.

Например, руководитель знает, что его проект будут выполнять 5 студентов примерно в одинаковом объеме.

Он рассчитывает проектную нагрузку на 1 студента по формуле: количество недель * интенсивность / 25.

Т.е. если проект длится 35 недель, и студент в среднем будет работать 5 часов в неделю, то 35*5/25 = 7 кредитов получит 1 студент за проект, если выполнит 100% отведенных ему работ.

Таким образом, 5 студентов * 7 кредитов = 35 кредитов за такой проект в сумме.

Подробнее о расчете кредитов за проекты можно узнать в прил. 4 к Положению о практической подготовке.
 

Можно ли привлечь студентов после закрытия записи?

На данный момент функционал электронной дозаписи участников на проект отсутствует.
В случае недостаточного количества участников или необходимости замены участника проекта руководитель проекта имеет право объявить дополнительный набор самостоятельно. 

Студентам, не прошедшим процедуру электронной записи, руководитель проекта наравне с другими студентами оформляет задание на выполнение работ по проекту, которое является подтверждением его участия и передается менеджеру образовательной программы, на которой студент обучается/Факультетского центра ЭПП, для внесения проекта в индивидуальный учебный план. Дополнительно необходимо написать на project@hse.ru, указав ссылку на проект и срок переноса даты окончания записи на проект.

Шаблон задания студента на выполнение работ по проекту (DOCX, 23 Кб) 
 

Как отобрать заявки?

SmartPro (прикладные и исследовательские проекты):

По окончании срока записи руководитель заходит в соответствующий проект и отсматривает заявки.
При необходимости руководитель проекта проводит отбор кандидатов на основании специальных требований, предусмотренных в заявке-предложении на проект. При отсутствии специальных требований в заявке-предложении должен быть указан механизм отбора кандидатов, если их число превысит потребность  в участниках проекта.

После утверждения списка участников проекта руководитель в личном кабинете утверждает заявки отобранных студентов в целях автоматической передачи данных об участниках проекта в учетную систему SmartReg.

Как только состав участников утвержден, проект можно переводить в статус "Выполнение" путем нажатия кнопки внутри самого проекта "Начать выполнение".
При переходе проекта в статус "Выполнение" все несогласованные ранее заявки студентов на проект автоматически отклоняются и студентам приходит об этом уведомление.

Инструкция Рассмотрение руководителем заявок на участие в ЭПП (PDF, 0.23 Мб) 

Инструкция Выполнение ЭПП (PDF, 0.16 Мб) 

Ярмарка проектов (сервисные проекты):
По окончании срока записи руководителю проекта на указанную в проектной заявке электронную почту направляется список всех студентов, подавших заявки на участие в проекте. При необходимости руководитель проекта проводит отбор кандидатов на основании специальных требований, предусмотренных в заявке-предложении на проект. При отсутствии специальных требований в заявке-предложении должен быть указан механизм отбора кандидатов, если их число превысит потребность  в участниках проекта.

После утверждения списка участников проекта руководитель проекта в личном кабинете утверждает заявки отобранных студентов в целях автоматической передачи данных об участниках проекта в систему АСАВ.

На утверждение или отклонение заявок кандидатов в личном кабинете руководителю проекта отводится 7 дней после окончания срока записи.

Инструкция Как утвердить заявки студентов на проект (PDF, 1.07 Мб) 
 

Проектная команда сформирована. Что дальше?

Дальше следует непосредственная реализация проекта, ответственность за организацию которой несет руководитель проекта. После отбора заявок руководитель связывается со студентами и проводит установочную встречу, на которой разъясняется цель, задачи и планируемые результаты проекта, а также подписываются задания студентов на выполнение работ по проекту:

Шаблон задания студента на выполнение работ по проекту (DOCX, 23 Кб) 

Дальнейшая коммуникация, постановка дедлайнов и проверка их выполнения происходит через оговоренные заранее каналы связи и в удобном всем участникам формате. 

Также в течение первых 10 дней после начала проекта руководитель может отклонять заявки тех студентов, которые решили не принимать в нем участия, без каких-либо санкций. По истечению данного срока возможность изменения статуса заявок в системе исчезает, студент может выйти из проекта только представив весомые основания, в противном случае по окончанию проекта ему будет выдан оценочный лист с неудовлетворительной оценкой и 0 кредитов.  
 

Как оценить студентов?

По итогам проекта студенты сдают руководителю проекта отчеты о проделанной работе.
Руководитель обязан оформить оценочные листы на всех участников проекта. В результирующую оценку по проекту входит:

• оценка уровня сформированности компетенций, заявленных для данного проекта в качестве планируемых результатов;
• оценка собственно результата/продукта, полученного в итоге выполнения проекта;
• оценка участия студента в проекте и т.п.

1. Оценочные листы заполняются руководителем на каждого из участников проекта и передаются менеджерам образовательных программ (либо другим сотрудникам учебного офиса ОП/менеджерам Факультетских центров ЭПП) лично или по корпоративной электронной почте. Информация о требованиях к оцениванию участников, а также возможность/невозможность пересдачи проекта должна быть представлена в проектной заявке и известна студенту на этапе выбора проекта.

• Проекты объемом в 1-2 зачетных единицы могут быть оценены «зачтено» или «не зачтено».
• Проекты объемом 3 и более зачетных единиц должны оцениваться по 10-балльной шкале. Каждая из составных частей результирующей оценки приводится к 10-бальной шкале, результирующая оценка представляет собой взвешенную сумму составных частей. Формулу результирующей оценки определяет руководитель в технической задании и указывает в оценочном листе.

2. К оценочному листу по запросу учебного офиса/Факультетского центра ЭПП может прилагаться отчет по проекту, заполняемый студентом самостоятельно. 

3. Для проектов, реализованных на территории организации-партнера, дополнительно предоставляется отзыв на участника с проставлением подписи, реквизитов и печати внешней организации.

«Неполное кредитование»: руководитель проекта имеет возможность снизить число зачетных единиц, засчитываемых студенту, в случаях если объем работ по проекту им был выполнен не полностью. Снижение числа зачетных единиц может произойти по объективным причинам (болезнь, отъезд студента и т.п.) или по субъективным причинам (студент не справился с полученным заданием и т.п.). Само по себе снижение числа зачетных единиц не влечет автоматического снижения оценки за уже выполненную часть работы.

Титульный лист и примерная форма отчета студента по проекту (DOCX, 21 Кб) 

Шаблон оценочного листа (DOCX, 19 Кб) 
 

Где можно почитать подробнее?

Положение о практической подготовке студентов основных образовательных программ высшего образования – программ бакалавриата, специалитета и магистратуры Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики»

По всем вопросам, связанным с реализацией проектной работы, пишите в Дирекцию основных образовательных программ (project@hse.ru).
Ссылка на SmartPro: https://smartpro.hse.ru/
Ссылка на Ярмарку проектов: https://pf.hse.ru/